FUNKTIONEN

Vorlage rein.
Befüllt raus.

Lade jedes leere Dokument hoch – Flow Office füllt es automatisch. Kundendaten aus dem CRM, Stunden aus der Zeiterfassung, Aufgaben aus der Projektplanung. Verträge, Angebote, Lieferscheine, Stundenzettel, Behördenformulare: einmal hochladen, immer auto-befüllt.

Eigene Vorlagen hochladen
Felder werden automatisch erkannt
Daten aus CRM, Projekt & Zeit
Rechtssicher & DSGVO-konform

14 TAGE KOSTENFREI TESTEN UNVERBINDLICHE BERATUNG

Dokument auto-befüllen

Rahmenvertrag · Kunde König & Partner

Vorlage hochgeladen

rahmenvertrag-leer.docx

22 Felder erkannt

Kunde · Adresse · Laufzeit · Tarife …

Daten gezogen aus 3 Modulen

CRM 12 Felder

Projektplanung 7 Felder

Zeiterfassung 3 Felder

An Empfänger versendet

Digital signiert M. König · 09:14

qualifizierte E-Signatur rechtssicher

Archiviert · Status: aktiv

fertig

Cloud

✓

DSGVO

✓

Status

aktiv

142 Dokumente diesen Monat · ⌀ 2,4 Min

DOKUMENTE OHNE TIPPARBEIT

Jede Vorlage. Auto-befüllt.

Lade jedes leere Dokument hoch – egal ob Vertrag, Angebot, Lieferschein oder Behördenformular. Flow Office erkennt die Felder automatisch und befüllt sie an den richtigen Stellen mit Daten aus CRM, Projektplanung und Zeiterfassung. Dokumentenautomatisierung ohne Setup. Du sparst pro Dokument Stunden – und behältst Deine vertrauten Vorlagen.

KOSTENLOSE BERATUNG KOSTENLOS TESTEN

ANWENDUNGSFÄLLE

Welche Vorlagen Du automatisch befüllen kannst

Praktisch jedes Dokument, das in Deinem Unternehmen entsteht – sobald die Daten in einem Flow-Office-Modul liegen, gehen sie auch direkt in die Vorlage.

Verträge

Rahmen-, Service-, Auftrags- und NDA-Verträge mit Kundendaten aus dem CRM.

Angebote

Stundensätze aus der Zeiterfassung, Aufgaben aus der Projektplanung – Angebot in Minuten.

Auftragsbestätigungen

Kunden-, Projekt- und Lieferdaten landen automatisch im Bestätigungsschreiben.

Lieferscheine

Adressdaten, Positionen, Mengen – aus Auftrag und Lager direkt in den Lieferschein.

Stundenzettel

Tätigkeitsnachweise und Wochenzettel mit Zeitdaten pro Mitarbeiter und Projekt.

Reisekostenabrechnungen

Termine, Kilometer, Spesen aus den Projekt- und Termindaten.

Wartungs- & Service-Reports

Geräte, Termine, durchgeführte Arbeiten – Servicebericht per Knopfdruck.

Zeugnisse & Bescheinigungen

Mitarbeiterdaten, Tätigkeitszeiträume, Aufgabenprofile sauber zusammengeführt.

Übergabeprotokolle

Projektabschlüsse, Mängellisten, Abnahmen mit allen Daten in einem Dokument.

Behörden- & Versicherungsformulare

Pflichtformulare mit Firmenstammdaten und Mitarbeiterangaben auto-befüllt.

FEATURES, DIE STUNDEN PRO DOKUMENT SPAREN

So funktioniert Auto-Fill in Flow Office

Sechs Funktionen, die ineinandergreifen – vom Vorlagen-Upload über die Smart-Felderkennung bis zur revisionssicheren Archivierung mit Live-Status.

Vorlagen-Upload

Lade Deine bestehenden Dokumente hoch – PDF, DOCX, XLSX. Kein neues Layout, keine Migration.

MEHR ERFAHREN

Smart-Felderkennung

Flow Office erkennt Platzhalter automatisch – ohne Setup, ohne Skript.

MEHR ERFAHREN

Daten aus CRM & Projekt

Kundendaten, Stunden, Aufgaben, Termine fließen aus den verbundenen Modulen ins Dokument.

MEHR ERFAHREN

Digitale Unterschrift

Empfänger unterzeichnet direkt in Flow Office – rechtssicher, ohne Drucken und Scannen.

MEHR ERFAHREN

Auto-Archivierung

Befüllte Dokumente landen automatisch im richtigen Kunden- oder Projektordner in der Cloud.

MEHR ERFAHREN

Statuswechsel & Mailversand

Versand per Mail, Status-Update in Echtzeit – Schluss mit manuellem Nachhalten.

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UPLOAD live

vertrag-leer.docx

PDF · DOCX · XLSX

Vorlagen-Upload für jedes Dokument

Egal ob Vertrag, Angebot, Lieferschein, Stundenzettel oder Behördenformular: Du lädst Dein bestehendes Dokument einfach hoch – als PDF, DOCX oder XLSX. Flow Office übernimmt die Vorlage, ohne dass Du Layouts oder Inhalte neu aufsetzen musst.

Das spart Migrationsaufwand und erhält Deine vertraute Optik. Bestehende Vorlagen aus Word, alte Behördenformulare, Branchenstandards – alles bleibt 1:1 erhalten.

Vorteile

PDF, DOCX, XLSX direkt unterstützt
Bestehende Vorlagen weiterverwenden
Keine Migration, keine neuen Layouts

ERKENNUNG live

Kunde {{Kunde}}

Adresse {{Adresse}}

Datum {{Datum}}

Smart-Felderkennung ohne Setup

Flow Office liest Dein Dokument und erkennt Platzhalter automatisch: leere Felder, Klammer-Markierungen wie {{Kunde}}, Tabellenzeilen oder typische Stellen wie „Datum, Unterschrift". Du musst nichts manuell taggen.

Bei jedem neuen Dokumententyp lernt Flow Office dazu. Einmal bestätigt, läuft die Befüllung beim nächsten Mal automatisch – auch bei abweichenden Layouts.

Vorteile

Keine manuelle Feldkonfiguration
Erkennt Tabellen, Klammern und Standardfelder
Lernt mit jedem neuen Dokumententyp

AUTO-FILL live

CRM 12 F.

Projekt 7 F.

Zeit 3 F.

Befüllt

Daten aus CRM, Projekt & Zeit

Felder werden direkt aus den richtigen Quellen befüllt: Kundendaten aus dem CRM, geleistete Stunden aus der Zeiterfassung, Aufgaben und Termine aus der Projektplanung. Kein Copy-Paste, kein Daten-Import.

Adressat wechseln? Vorlage wird neu befüllt. Andere Projektphase? Stunden ziehen sich automatisch nach. Eine zentrale Quelle, alle Dokumente immer aktuell.

Mehr erfahren →

Vorteile

Kundendaten aus dem CRM
Stunden & Tarife aus der Zeiterfassung
Aufgaben & Termine aus der Projektplanung
Kein Copy-Paste, keine Tippfehler

UNTERSCHRIFT live

Dokument · Seite 12 / 12

Datum, Unterschrift

Maria König

CFO · König & Partner GmbH

signiert

Digitale Unterschrift direkt im Dokument

Befülltes Dokument an den Empfänger schicken – dieser unterzeichnet direkt in Flow Office. Rechtssicher, nachhaltig und ohne Druck-Scan-Mail-Schleife.

Hat der Empfänger Rückfragen, kontaktiert er Dich aus dem Dokument heraus. Fragen werden geklärt, ohne dass das Dokument im Postfach versickert.

Vorteile

Schneller Abschluss
Klimaneutral – kein Druck, kein Versand
Direkte Rückfrage-Funktion für Empfänger

ARCHIV live

RV-2026-0142.pdf 12.4 KB

stundenzettel-Q2.pdf 8.1 KB

lieferschein-088.pdf 14.7 KB

Cloud König & P.

Automatische Archivierung in der Cloud

Jedes befüllte Dokument landet automatisch im richtigen Kunden- oder Projektordner in der Flow-Office-Cloud. Versionen werden nachvollziehbar mitgeführt – inklusive Original, befüllter Version und unterschriebener Endfassung.

Homeoffice und brauchst den letzten Stundenzettel? Cloud öffnen, Projekt aufrufen, Dokument auswählen. Fertig.

Mehr erfahren →

Vorteile

Strukturierte Ablage pro Kunde / Projekt
Versionen lückenlos dokumentiert
Zugriff von überall – auch im Homeoffice

STATUS & MAIL live

1 Befüllt

2 Versand

3 Signiert

4 Archiv

RV-2026-0142 Status: live

Statuswechsel & automatischer Mailversand

Sobald ein Dokument befüllt, versendet oder unterschrieben ist, springt der Status weiter – automatisch. Du siehst auf einen Blick, welcher Beleg, welcher Vertrag, welcher Stundenzettel an welcher Stelle steht.

Mailversand inklusive: Anschreiben aus Vorlage, Dokument im Anhang, raus zum Empfänger. Mit wenigen Klicks und ohne separates Mailprogramm.

Mehr erfahren →

Vorteile

Projektstatus-Anzeige in Echtzeit
Mailversand mit Anhang in einem Schritt
E-Mail-Vorlagen für Standard-Anschreiben

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LASS DICH BERATEN

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Du willst wissen, welche Dokumente in Deinem Unternehmen am meisten Tipparbeit verschlingen? Wir analysieren mit Dir konkret, wo Auto-Fill Stunden pro Woche spart – kostenlos und unverbindlich.

Du brauchst eine spezielle Vorlage, ein Behördenformular oder eine Anbindung an Dein bestehendes System? Auch hier passen wir Flow Office individuell an.