FUNKTIONEN

Smarte Kundenverwaltung & CRM für Dein Unternehmen

360°-Kundenakte, Sales-Pipeline und Live-Forecast in einem Tool. Kundendaten, Deals und Kommunikation zentral, sicher und immer griffbereit – DSGVO-konform aus Deutschland.

360°-Sicht auf jeden Kunden
Echtzeit-Pipeline & Forecast
Vertrieb & Service in einem Tool
DSGVO-konform & SSL-verschlüsselt

14 TAGE KOSTENFREI TESTEN UNVERBINDLICHE BERATUNG

app.flow-office.eu

CRM · Kundenakte

Live-Sync · zuletzt vor 2 Sek.

Anna Krüger

Geschäftsführerin · Krüger GmbH

Bestandskunde Bayern A-Kunde

Angebot Q2 versendet

heute, 09:14

Rückruf besprochen

gestern, 16:30

Offener Deal

24.500 €

Verhandlung

DEINE KUNDEN IM MITTELPUNKT

Kundenbeziehungen strukturiert wachsen lassen

Eine moderne, cloudbasierte Kundenverwaltung (CRM) ist die Basis für nachhaltigen Vertriebserfolg. Flow Office verbindet Kundenakte, Sales-Pipeline und Aktivitäten in einer einzigen, intuitiven Plattform – ohne Insellösungen, ohne Medienbrüche und ohne überflüssige Komplexität.

Vom Erstkontakt bis zur Wiederkauf-Kampagne behältst Du den vollen Überblick über Deals, Umsätze und Kundenpotenziale – sicher in der Cloud und auf jedem Gerät verfügbar.

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FUNKTIONEN DES CRM

Vom Erstkontakt bis zum Abschluss

Neun Funktionen, die Deinen Vertrieb produktiver machen – von der zentralen Kundenakte über die visuelle Sales-Pipeline bis zur DSGVO-konformen Audit-Historie.

KUNDENAKTE

Zentrale Kundenakte

Stammdaten, Kommunikation und Dokumente jedes Kunden an einem Ort.

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PIPELINE

Sales-Pipeline

Deals visuell von Lead bis Abschluss verfolgen – per Drag & Drop.

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TIMELINE

Aktivitäten-Timeline

Mails, Anrufe, Notizen und Termine chronologisch je Kontakt.

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MAIL & ANRUF

Mail & Anruf

Mail und Anruf zentral in einer Timeline – teamfähig, nichts geht verloren.

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TICKETS

Aufgaben & Tickets

Service-Tickets, Wiedervorlagen und SLA-Timer im selben Tool wie Vertrieb.

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FLOW AI

Flow AI – Assistent

KI-Briefing in Sekunden, Mail-Entwürfe per Klick, Anrufe automatisch zusammengefasst.

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FORECAST

Forecast & Auswertung

Umsätze, Conversion-Rates und Pipeline-Volumen auf einen Blick.

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SEGMENTE

Segmentierung & Filter

Kunden in Sekunden nach Branche, Status oder Tag gruppieren.

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DSGVO

DSGVO & Audit-Log

Lückenlose Nachvollziehbarkeit jeder Änderung an Kundendaten.

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01 · ZENTRALE KUNDENAKTE

Zentrale Kundenakte

Schluss mit verstreuten Excel-Listen, Notizzetteln und doppelt gepflegten Kontakten. Flow Office bündelt alle Informationen jedes Kunden – Stammdaten, Ansprechpartner, Verträge, Mails, Anrufe und Dokumente – in einer einzigen, durchsuchbaren Akte. Jeder im Team sieht jederzeit den aktuellen Stand: keine Übergaben mehr, keine doppelten Anrufe, keine Wissensinseln.

Vorteile

Alle Kundendaten in einer 360°-Akte
Sofort einsatzbereit für jedes Teammitglied
Kein Datensilo, kein Doppel-Pflegen

02 · SALES-PIPELINE & DEALS

Sales-Pipeline & Deals

Verfolge jeden Deal visuell von der ersten Anfrage bis zum Abschluss. Per Drag & Drop verschiebst Du Karten zwischen den Phasen Deiner Pipeline – Flow Office aktualisiert Forecast, Wahrscheinlichkeit und Aktivitäten automatisch. Du kannst beliebig viele Pipelines anlegen: Neukundenakquise, Bestandsgeschäft, Service-Tickets oder eigene Workflows.

Vorteile

Drag-&-Drop-Pipeline mit Live-Forecast
Mehrere Pipelines parallel betreibbar
Automatische Wahrscheinlichkeitsberechnung

03 · AKTIVITÄTEN-TIMELINE

Aktivitäten-Timeline

Jede Mail, jeder Anruf, jede Notiz und jeder Termin landet automatisch in der Timeline des passenden Kontakts. Du siehst sofort, wann zuletzt Kontakt bestand, was besprochen wurde und welche Aufgabe als nächstes ansteht. Mails werden über die Mail-Integration automatisch zugeordnet – ohne manuelles CC oder Copy-Paste.

Vorteile

Lückenlose Historie pro Kontakt
Mails & Anrufe automatisch verknüpft
Nächste Aktion stets im Blick

04 · MAIL & ANRUF

Mail & Anruf in der Timeline

Flow Office bündelt Mail und Anruf in einer einzigen Timeline pro Kontakt – kein App-Wechsel, keine Nachrichten, die im Postfach eines einzelnen Mitarbeiters versickern. Antworten kann das ganze Team. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, bleibt die komplette Konversation im CRM – DSGVO-konform und ohne Wissensverlust.

Vorteile

Mail & Anruf direkt im CRM
Team-Inbox – jeder kann antworten
Volle Historie bleibt im Unternehmen

05 · AUFGABEN & SERVICE-TICKETS

Aufgaben & Service-Tickets

Jede Anfrage, jede Reklamation, jede Wiedervorlage wird zur Aufgabe – mit Verantwortlichem, Frist und SLA-Timer. Tickets aus Mail oder Webformular landen automatisch auf dem richtigen Schreibtisch. Der Status ist für das ganze Team sichtbar: kein Ticket geht verloren, keine Frist wird übersehen. Vertrieb und Service arbeiten in einem Tool – mit derselben Kundenakte.

Vorteile

Tickets automatisch aus Mail & Web
SLA-Timer & Eskalationsregeln
Wiedervorlagen mit Erinnerung

06 · FLOW AI

Flow AI – Dein Vertriebs-Assistent

„Fasse alle Berührungspunkte mit Maria König zusammen." Flow AI antwortet in Sekunden – mit Mails, Anrufen, offenen Deals und Aufgaben. Anruftranskripte werden automatisch protokolliert, Mail-Entwürfe schreibst Du per Knopfdruck im richtigen Ton. Du bist auf jeden Termin in 30 Sekunden vorbereitet, statt 20 Minuten zu suchen. Die KI läuft auf Servern in Deutschland – keine Kundendaten verlassen die EU.

Vorteile

Kunden-Briefing in Sekunden statt Minuten
Mail-Entwürfe & Antworten per Klick
Anrufe automatisch zusammengefasst

07 · FORECAST & AUSWERTUNG

Forecast & Auswertung

Wie viel Umsatz steht in den nächsten 30 Tagen an? Welche Vertriebsmitarbeiterin hat die höchste Conversion? Welche Branche bringt die wertvollsten Aufträge? Flow Office liefert die Antworten auf Knopfdruck – ohne Excel-Export, ohne Pivot-Tabellen. Individuelle Dashboards filterst Du nach Zeitraum, Pipeline, Team oder Tag und teilst sie mit Geschäftsführung und Vertrieb.

Vorteile

Live-Forecast nach Pipeline & Phase
Conversion-Tracking pro Mitarbeiter
Individuelle, teilbare Dashboards

08 · SEGMENTIERUNG & FILTER

Segmentierung & Filter

Tagge Kunden nach Branche, Region, Status, Umsatzklasse oder beliebigen eigenen Kriterien. So filterst Du Deine Datenbank in Sekunden auf genau die Kontakte, die Du gerade brauchst – etwa für eine Mail-Aktion an alle Bestandskunden in München mit Umsatz > 10.000 €. Gespeicherte Segmente bleiben dynamisch: Neue Kunden, die das Kriterium erfüllen, werden automatisch zugeordnet.

Vorteile

Beliebig viele Tags & Filter kombinierbar
Dynamische Segmente (Smart Lists)
Übergabe an Mail- & Marketing-Tools

09 · DSGVO & AUDIT-LOG

DSGVO & Audit-Log

Jede Änderung an einem Kundendatensatz wird protokolliert: Wer hat wann was geändert? Damit erfüllst Du Auskunftspflichten der DSGVO und kannst auf Anfrage in Sekunden nachweisen, wie ein Datensatz entstanden und gepflegt wurde. Granulare Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Mitarbeiter sensible Kundendaten sehen oder bearbeiten können.

Vorteile

Vollständige Änderungshistorie
DSGVO-Auskunft auf Knopfdruck
Rollenbasierte Zugriffsrechte

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360°-KUNDENSICHT

Jeder Kunde – eine Wahrheit

Mails im Postfach, Notizen im Notizbuch, Verträge auf der Festplatte und Deals in Excel? Damit ist Schluss. Flow Office führt sämtliche Berührungspunkte mit Deinen Kunden in einer einzigen Akte zusammen – inklusive Live-Sync zwischen Vertrieb, Service und Geschäftsführung.

So treffen Deine Mitarbeiter informierte Entscheidungen, sparen sich doppelte Rückfragen und beeindrucken Kunden mit Kontext, der sonst verloren gegangen wäre.

Eine zentrale Wahrheit für jeden Kontakt
Live-Sync zwischen Vertrieb, Service & Geschäftsführung
DSGVO-konform – Hosting in Deutschland

KOSTENLOSE BERATUNG KOSTENLOS TESTEN

Mails Postfach Notizen Notizbuch Verträge Festplatte Deals Excel Dein zentrales CRM Eine Wahrheit

SSL-Verschlüsselung · DSGVO

Eine einzige Plattform für Vertrieb, Service und Pflege Deiner Kundenbeziehungen.

360° Kundensicht
Live Sync
DE Server

ANWENDUNGSBEISPIELE

So nutzt Du das CRM im Alltag

Sechs typische Workflows aus dem Vertriebsalltag – vom ersten Lead bis zum Forecast-Report.

Lead anlegen

„Neuer Kontakt aus dem Webformular – mit allen Daten in der Pipeline."

Erledigt in Sekunden

Deal verschieben

„Verschiebe das Angebot von "Verhandlung" auf "Gewonnen"."

Erledigt in Sekunden

Folgetermin

„Erstelle einen Folgetermin in zwei Wochen mit Erinnerung."

Erledigt in Sekunden

Angebot generieren

„Generiere aus dem Deal ein Angebot mit Logo und Kundendaten."

Erledigt in Sekunden

Segment filtern

„Zeige alle Bestandskunden aus Bayern mit Status "Aktiv"."

Erledigt in Sekunden

Forecast erstellen

„Wie hoch ist mein Pipeline-Volumen im laufenden Quartal?"

Erledigt in Sekunden

CRM-AUTOMATISIERUNG

Werbung, die aus Ergebnissen lernt

Flow Office schließt den Kreis zwischen Werbeplattform, CRM und Kundenkommunikation. Echte Abschlüsse fließen als Signal zurück an Meta & Google – Deine Kampagnen optimieren sich auf Umsatz statt auf Klicks. Gleichzeitig erreicht jeder Lead die richtige Person mit der richtigen Botschaft.

01 · Werbeplattform

Meta & Google Ads

Generiert Leads aus Anzeigen & Formularen.

02 · Flow Office CRM

Lead-Scoring & Qualifizierung

Bewertet Lead-Qualität nach Branche, Position, Abschlusswahrscheinlichkeit & erwartetem Auftragswert.

03 · Feedback & Ansprache

Conversion-Feedback +38 %
Persönliche Mails

ROAS-Signal Lead-Kosten ↓ Conversion-Daten · Werbung lernt mit

Entscheider automatisch adressieren

Flow Office erkennt anhand von Position, Unternehmensgröße und Verhalten, wer im B2B-Lead die Kaufentscheidung trifft – und priorisiert genau diese Kontakte für Vertrieb und Mailings.

Auto-Klassifikation Live

CFO · Geschäftsführung Entscheider
Sachbearbeiter Influencer

Lead-Qualität an Meta & Google

Über die Conversion-API von Meta und Google Ads meldet Flow Office automatisch zurück, welche Leads zu Abschlüssen wurden – inklusive Auftragswert. Der Algorithmus steuert Deine Kampagnen ab sofort nach echtem Umsatz & Auftragsvolumen – nicht nach Formularausfüllern.

CPL −27 %

ROAS +38 %

Streuverlust −42 %

Beispiel-Werte aus Pilot-Kampagnen

Persönliche Mails – automatisch

Jeder Lead bekommt die richtige Mail zur richtigen Zeit – mit Namen, Branche und Bezug zum Lead-Magnet. Flow AI formuliert die Sequenzen passend zu Tonfall und Position des Empfängers.

An: Anna K. (CFO)

„Hallo Anna, basierend auf Eurem Whitepaper-Download zum Thema Cashflow …"

Geöffnet · Klick auf Termin-Link

Performance-Marketing trifft auf Vertrieb.

Wir richten Conversion-API, Scoring und Mail-Sequenzen für Dich ein.

AUTOMATISIERUNG ANFRAGEN

INTEGRATIONEN

Verbinde Dein CRM mit Deinen Tools

Buchhaltung, Kalender, Mail, Marketing-Automation – Flow Office spricht die Sprache Deiner Lieblings-Tools. Vernetzt einmal eingerichtet, sparst Du Dir doppelte Datenpflege für immer.

Gerade in Entwicklung

Buchhaltung

Lex Office

Aus dem gewonnenen Deal direkt eine Rechnung in Lex Office – ohne doppelte Datenpflege.

Verbunden

Termine

Kalender

Termine aus dem CRM synchronisieren sich automatisch mit Google & Outlook Kalender.

Verbunden

Kommunikation

E-Mail

Eingehende und ausgehende Mails werden automatisch dem passenden Kontakt zugeordnet.

Verbunden

Marketing

Mailchimp

Übergebe Segmente direkt an Mailchimp & Co. für gezielte Kampagnen.

Verbunden

Automation

n8n

Automatisiere Workflows zwischen CRM und über 400 weiteren Diensten.

Verbunden

Entwickler

Offene API

Verbinde das CRM per REST-API mit jedem System Deiner Wahl.

LASS DICH BERATEN

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Du bist Dir noch nicht sicher, ob Flow Office als CRM das Richtige für Dein Unternehmen ist? Lass Dich jetzt kostenlos und unverbindlich beraten – wir zeigen Dir die Pipeline, Akte und Auswertungen live an Deinen eigenen Beispielen.

Flow Office ist genau die richtige Software für Dich, aber es fehlt noch eine bestimmte Funktion? Kein Problem – auch hier beraten wir Dich gerne und passen alle nötigen Funktionen individuell für Dein Unternehmen an.

Terminbuchung Kostenloses Beratungsgespräch
E-Mail info@flow-office.eu
Geschäftszeiten Montag bis Freitag von 08:30 bis 16:30 Uhr

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MEHR ALS NUR EIN CRM

Alle Funktionen von Flow Office

Wusstest Du schon? Flow Office bietet weit mehr als nur ein CRM.

Wenn Du möchtest, kannst Du noch viele weitere Funktionen direkt in Flow Office integrieren.

Flow Assistant

KI-Chatbot zur Unterstützung und Erledigung der täglichen Aufgaben in Deinem Unternehmen.

Das perfekte Tool für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren und effizienter zusammenarbeiten möchten.

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