UPLOAD
Vorlagen-Upload
Lade Deine bestehenden Dokumente hoch – PDF, DOCX, XLSX. Kein neues Layout, keine Migration.
FUNKTIONEN
Vorlage rein.
Vorlage rein.
Befüllt raus.
Lade jedes leere Dokument hoch – Flow Office füllt es automatisch. Kundendaten aus dem CRM, Stunden aus der Zeiterfassung, Aufgaben aus der Projektplanung. Verträge, Angebote, Lieferscheine, Stundenzettel, Behördenformulare: einmal hochladen, immer auto-befüllt.
- Eigene Vorlagen hochladen
- Felder werden automatisch erkannt
- Daten aus CRM, Projekt & Zeit
- Rechtssicher & DSGVO-konform
Dokument auto-befüllen
Rahmenvertrag · Kunde König & Partner
Vorlage hochgeladen
rahmenvertrag-leer.docx
22 Felder erkannt
Kunde · Adresse · Laufzeit · Tarife …
Daten gezogen
CRM12 Felder
Projektplanung7 Felder
Zeiterfassung3 Felder
An Empfänger versendet
Digital signiert
qualifizierte E-Signatur rechtssicher
Archiviert · Status: aktiv fertig
Cloud
✓
DSGVO
✓
Status
aktiv
142 Dokumente diesen Monat · ⌀ 2,4 Min
Projektplanung DSGVO-konform Zeiterfassung Server in Deutschland Teamplanung Ablaufautomatisierung CRM 256-Bit-Verschlüsselung Cloud Urlaub & Krankheit Digitales Aktenarchiv Alles in einer Plattform E-Mail-Automatisierung Dokumentenbefüllung Teamchat Flow AI Bild-KI Sprach-KI Individualentwicklung Projektplanung DSGVO-konform Zeiterfassung Server in Deutschland Teamplanung Ablaufautomatisierung CRM 256-Bit-Verschlüsselung Cloud Urlaub & Krankheit Digitales Aktenarchiv Alles in einer Plattform E-Mail-Automatisierung Dokumentenbefüllung Teamchat Flow AI Bild-KI Sprach-KI Individualentwicklung
DOKUMENTE OHNE TIPPARBEIT
Jede Vorlage. Auto-befüllt.
Lade jedes leere Dokument hoch – egal ob Vertrag, Angebot, Lieferschein oder Behördenformular. Flow Office erkennt die Felder automatisch und befüllt sie an den richtigen Stellen mit Daten aus CRM, Projektplanung und Zeiterfassung. Dokumentenautomatisierung ohne Setup. Du sparst pro Dokument Stunden – und behältst Deine vertrauten Vorlagen.
ANWENDUNGSFÄLLE
Welche Vorlagen Du automatisch befüllen kannst
Praktisch jedes Dokument, das in Deinem Unternehmen entsteht – sobald die Daten in einem Flow-Office-Modul liegen, gehen sie auch direkt in die Vorlage.
Verträge
Rahmen-, Service-, Auftrags- und NDA-Verträge mit Kundendaten aus dem CRM.
Angebote
Stundensätze aus der Zeiterfassung, Aufgaben aus der Projektplanung – Angebot in Minuten.
Auftragsbestätigungen
Kunden-, Projekt- und Lieferdaten landen automatisch im Bestätigungsschreiben.
Lieferscheine
Adressdaten, Positionen, Mengen – aus Auftrag und Lager direkt in den Lieferschein.
Stundenzettel
Tätigkeitsnachweise und Wochenzettel mit Zeitdaten pro Mitarbeiter und Projekt.
Reisekostenabrechnungen
Termine, Kilometer, Spesen aus den Projekt- und Termindaten.
Wartungs- & Service-Reports
Geräte, Termine, durchgeführte Arbeiten – Servicebericht per Knopfdruck.
Zeugnisse & Bescheinigungen
Mitarbeiterdaten, Tätigkeitszeiträume, Aufgabenprofile sauber zusammengeführt.
Übergabeprotokolle
Projektabschlüsse, Mängellisten, Abnahmen mit allen Daten in einem Dokument.
Behörden- & Versicherungsformulare
Pflichtformulare mit Firmenstammdaten und Mitarbeiterangaben auto-befüllt.
FEATURES, DIE STUNDEN PRO DOKUMENT SPAREN
So funktioniert Auto-Fill in Flow Office
Sechs Funktionen, die ineinandergreifen – vom Vorlagen-Upload über die Smart-Felderkennung bis zur revisionssicheren Archivierung mit Live-Status.
ERKENNUNG
Smart-Felderkennung
Flow Office erkennt Platzhalter automatisch – ohne Setup, ohne Skript.
AUTO-FILL
Daten aus CRM & Projekt
Kundendaten, Stunden, Aufgaben, Termine fließen aus den verbundenen Modulen ins Dokument.
UNTERSCHRIFT
Digitale Unterschrift
Empfänger unterzeichnet direkt in Flow Office – rechtssicher, ohne Drucken und Scannen.
ARCHIV
Auto-Archivierung
Befüllte Dokumente landen automatisch im richtigen Kunden- oder Projektordner in der Cloud.
STATUS & MAIL
Statuswechsel & Mailversand
Versand per Mail, Status-Update in Echtzeit – Schluss mit manuellem Nachhalten.
UPLOAD
Vorlagen-Upload für jedes Dokument
Egal ob Vertrag, Angebot, Lieferschein, Stundenzettel oder Behördenformular: Du lädst Dein bestehendes Dokument einfach hoch – als PDF, DOCX oder XLSX. Flow Office übernimmt die Vorlage, ohne dass Du Layouts oder Inhalte neu aufsetzen musst.
Das spart Migrationsaufwand und erhält Deine vertraute Optik. Bestehende Vorlagen aus Word, alte Behördenformulare, Branchenstandards – alles bleibt 1:1 erhalten.
Vorteile
- PDF, DOCX, XLSX direkt unterstützt
- Bestehende Vorlagen weiterverwenden
- Keine Migration, keine neuen Layouts
ERKENNUNG
Smart-Felderkennung ohne Setup
Flow Office liest Dein Dokument und erkennt Platzhalter automatisch: leere Felder, Klammer-Markierungen wie {{Kunde}}, Tabellenzeilen oder typische Stellen wie „Datum, Unterschrift". Du musst nichts manuell taggen.
Bei jedem neuen Dokumententyp lernt Flow Office dazu. Einmal bestätigt, läuft die Befüllung beim nächsten Mal automatisch – auch bei abweichenden Layouts.
Vorteile
- Keine manuelle Feldkonfiguration
- Erkennt Tabellen, Klammern und Standardfelder
- Lernt mit jedem neuen Dokumententyp
AUTO-FILL
Daten aus CRM, Projekt & Zeit
Felder werden direkt aus den richtigen Quellen befüllt: Kundendaten aus dem CRM, geleistete Stunden aus der Zeiterfassung, Aufgaben und Termine aus der Projektplanung. Kein Copy-Paste, kein Daten-Import.
Adressat wechseln? Vorlage wird neu befüllt. Andere Projektphase? Stunden ziehen sich automatisch nach. Eine zentrale Quelle, alle Dokumente immer aktuell.
Vorteile
- Kundendaten aus dem CRM
- Stunden & Tarife aus der Zeiterfassung
- Aufgaben & Termine aus der Projektplanung
- Kein Copy-Paste, keine Tippfehler
UNTERSCHRIFT
Digitale Unterschrift direkt im Dokument
Befülltes Dokument an den Empfänger schicken – dieser unterzeichnet direkt in Flow Office. Rechtssicher, nachhaltig und ohne Druck-Scan-Mail-Schleife.
Hat der Empfänger Rückfragen, kontaktiert er Dich aus dem Dokument heraus. Fragen werden geklärt, ohne dass das Dokument im Postfach versickert.
Vorteile
- Schneller Abschluss
- Klimaneutral – kein Druck, kein Versand
- Direkte Rückfrage-Funktion für Empfänger
ARCHIV
Automatische Archivierung in der Cloud
Jedes befüllte Dokument landet automatisch im richtigen Kunden- oder Projektordner in der Flow-Office-Cloud. Versionen werden nachvollziehbar mitgeführt – inklusive Original, befüllter Version und unterschriebener Endfassung.
Homeoffice und brauchst den letzten Stundenzettel? Cloud öffnen, Projekt aufrufen, Dokument auswählen. Fertig.
Vorteile
- Strukturierte Ablage pro Kunde / Projekt
- Versionen lückenlos dokumentiert
- Zugriff von überall – auch im Homeoffice
STATUS & MAIL
Statuswechsel & automatischer Mailversand
Sobald ein Dokument befüllt, versendet oder unterschrieben ist, springt der Status weiter – automatisch. Du siehst auf einen Blick, welcher Beleg, welcher Vertrag, welcher Stundenzettel an welcher Stelle steht.
Mailversand inklusive: Anschreiben aus Vorlage, Dokument im Anhang, raus zum Empfänger. Mit wenigen Klicks und ohne separates Mailprogramm.
Vorteile
- Projektstatus-Anzeige in Echtzeit
- Mailversand mit Anhang in einem Schritt
- E-Mail-Vorlagen für Standard-Anschreiben
LASS DICH BERATEN
Termin vereinbaren
Du willst wissen, welche Dokumente in Deinem Unternehmen am meisten Tipparbeit verschlingen? Wir analysieren mit Dir konkret, wo Auto-Fill Stunden pro Woche spart – kostenlos und unverbindlich.
Du brauchst eine spezielle Vorlage, ein Behördenformular oder eine Anbindung an Dein bestehendes System? Auch hier passen wir Flow Office individuell an.
- Terminbuchung Kostenloses Beratungsgespräch
- E-Mail info@flow-office.eu
- Geschäftszeiten Montag bis Freitag von 08:30 bis 16:30 Uhr
Kostenlose Beratung anfordern
Lieber direkt einen Termin wählen? Beratungstermin online buchen
Alle Funktionen von Flow Office
Wusstest Du schon? Flow Office ist viel mehr als nur Auto-Fill für Dokumente.
Wenn Du möchtest, kannst Du noch viele weitere Funktionen direkt in Flow Office integrieren.
-
Projektplanung
Automatisierte Projekt- & Ressourcenplanung für die perfekte Kapa-Planung.
-
Zeiterfassung
Cloudbasierte Zeiterfassung mit zahlreichen integrierten Kontrollfunktionen.
-
Digitales Aktenarchiv
Alle Akten automatisch erstellt, korrekt archiviert und immer griffbereit.
-
DSGVO
Dank modernster Sicherheitssysteme sind Deine Daten stets gesichert.
-
Teamplanung
Kapazitäten und Teams auch bei komplexen Abläufen kinderleicht organisieren.
-
CRM
Kundendaten, Deals und Pipelines digital und von überall abrufbar.
-
Cloud
Dank 3D-Zugriffsmanagement alle Daten am richtigen Ort.
-
E-Mail
Automatisierte Workflows für Kundenmails – mit CRM und Auto-Ansprache.
-
Flow AI
KI-Assistent, der Dokumente versteht, ergänzt und Antworten vorschlägt.
Flow Assistant
KI-Chatbot, der Dokumente versteht, Klauseln vorschlägt und Antworten zu Deinen Vorlagen liefert.
Das perfekte Tool für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren und effizienter zusammenarbeiten möchten.