FUNKTIONEN
E-Mail auf Autopilot
Automatisierte Workflows für ausgehende Kundenmails – mit automatischer Ansprache direkt aus dem CRM, individuellen Signaturen und revisionssicherer Versand-Dokumentation. Schreib einmal, verschick tausendfach personalisiert.
- Trigger-basierte Workflows
- Personalisierung aus dem CRM
- Skalierbarer Versand
- Revisionssicher dokumentiert
E-Mail-Workflow
Angebots-Nachfass · läuft
Trigger ausgelöst
Lead-Status: „Angebot"
CRM-Daten geladen
Maria König · CFO · Hamburg
Vorlage gewählt
„Angebots-Nachfass" · Template
Sehr geehrte Frau König,
gerne kommen wir auf Ihr Angebot „Hafen-City" zurück …
— Maria König
Vertrieb · Senior Account
Versand läuft
Versendet · 09:14
dokumentiert67%
32%
14%
KUNDENKOMMUNIKATION OHNE FLEISSARBEIT
Mails, die sich selbst schreiben
In Flow Office definierst Du automatisierte Workflows für Deine Kundenmails: Trigger setzen, Vorlage wählen, CRM-Daten ziehen automatisch ein. Jede Mail geht persönlich adressiert raus – aber Du schreibst sie nur einmal. Spart pro Mitarbeiter mehrere Stunden pro Woche.
FEATURES, DIE DEINEN VERSAND BESCHLEUNIGEN
So geht Mailversand heute!
Sechs Funktionen für ausgehende Kundenmails, die zusammenspielen – von automatisierten Workflows über CRM-gestützte Ansprache bis zur revisionssicheren Versand-Dokumentation.
Trigger: Lead → „Angebot"
Warten · 24 h
Mail: Nachfass-Sequenz
AutoAutomatisierte E-Mail-Workflows
Definiere einmal den Ablauf – Flow Office übernimmt den Rest. Egal ob Angebotsnachfass, Onboarding-Sequenz, Geburtstagsmail oder Reaktivierungskampagne: Trigger setzen, Inhalt hinterlegen, fertig.
Jeder Workflow zieht sich Empfänger, Ansprache und Kontext automatisch aus dem CRM. So gehen Kundenmails zur richtigen Zeit raus – ohne dass jemand manuell nachhalten muss.
Vorteile
- Keine vergessenen Follow-ups mehr
- Skalierbarer Versand ohne Mehraufwand
- Trigger nach Status, Datum oder Kundenereignis
Sehr geehrte {{Anrede}}Frau {{Vorname}}Maria {{Nachname}}König,
Ihr Angebot zu {{Projekt}}Hafen-City ist bereit.
Automatische Ansprache
Schluss mit „Sehr geehrte/r Frau/Herr". Flow Office adressiert jeden Kunden korrekt – mit Anrede, Titel, Vor- und Nachname direkt aus dem CRM-Datensatz.
Auch firmenspezifische Felder wie Position, Projektname oder letzter Kontaktpunkt fließen automatisch in die Mail. Personalisiert wirken, ohne personalisiert zu schreiben.
Vorteile
- Korrekte Anrede ohne Tippfehler
- Höhere Öffnungs- und Antwortraten
- Spart pro Mail mehrere Minuten
Maria König
CFO · König & Partner GmbH
Felder werden aus CRM eingefügt
12 FelderCRM-Integration für jeden Versand
Jede ausgehende Mail kennt den Kunden. Daten aus der Kundenverwaltung, Pipelines, Deals und vergangene Berührungspunkte stehen beim Versand bereit – ohne Tab-Wechsel.
Adressat wechseln? Inhalte werden sofort neu befüllt. Segment versenden? Ein Klick. Das CRM ist nicht angedockt – es ist Teil des Versands.
Vorteile
- Kein Daten-Import nötig
- Versand an Segmente & Pipeline-Stufen
- Jede Mail ist im Kundendatensatz hinterlegt
Mit freundlichen Grüßen,
Maria König
Senior Account · Vertrieb
Individuelle Signaturen
Pro Mitarbeiter, pro Team, pro Kampagne – Signaturen werden zentral verwaltet und automatisch passend zur Mail gesetzt. Einheitliches CI ohne Excel-Liste.
Logo, Disclaimer, Social-Links, Banner für laufende Aktionen: alles editier- und versionierbar. Änderungen wirken sofort für alle ausgehenden Mails.
Vorteile
- Einheitlicher Außenauftritt
- Kampagnen-Banner per Knopfdruck
- Zentrale Pflege statt manueller Updates
E-Mail-Vorlagen für jeden Anlass
Angebot, Auftragsbestätigung, Terminerinnerung, Nachfass: Flow Office liefert wiederverwendbare Templates mit Platzhaltern für CRM-Felder.
Standardprozesse laufen damit in Sekunden – und neue Mitarbeiter verschicken sofort Mails, die wie aus einem Guss klingen.
Vorteile
- Konsistente Tonalität im gesamten Team
- Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Platzhalter ziehen CRM-Daten automatisch
Angebot Q2 · M. König
heute · 09:14
Auftragsbestätigung · F. Müller
heute · 08:42
Newsletter Q2 · 184 Empf.
gestern · 16:30
Versand-Dokumentation
Jede ausgehende Mail wird automatisch beim passenden Kunden, Projekt oder Deal abgelegt. Wer hat wann was geschickt – auf einen Blick und ohne Recherche.
Auch im Teamwechsel oder Vertretungsfall ist der Kommunikationsstand sofort klar. Revisionssicher, DSGVO-konform und ohne Mehraufwand.
Vorteile
- Revisionssichere Ablage aller Versände
- Klarer Kontext bei Übergaben & Vertretungen
- DSGVO-konforme Doku ohne Zusatztool
LASS DICH BERATEN
Termin vereinbaren
Du willst wissen, welche E-Mail-Workflows in Deinem Unternehmen am meisten Zeit sparen? Wir zeigen Dir konkret, wie Flow Office Deinen Versand automatisiert – kostenlos und unverbindlich.
Du brauchst eine spezielle Anbindung oder ein Workflow-Setup für Deinen Vertrieb? Auch hier passen wir Flow Office individuell an Deine Prozesse an.
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Terminbuchung
Kostenloses Beratungsgespräch
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E-Mail
info@flow-office.eu
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Geschäftszeiten
Montag bis Freitag von 08:30 bis 16:30 Uhr
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MEHR ALS NUR E-MAIL
Alle Funktionen von Flow Office
Wusstest Du schon? Flow Office ist viel mehr als nur E-Mail-Automatisierung.
Wenn Du möchtest, kannst Du noch viele weitere Funktionen direkt in Flow Office integrieren.
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Projektplanung
Automatisierte Projekt- & Ressourcenplanung für die perfekte Kapa-Planung.
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Zeiterfassung
Cloudbasierte Zeiterfassung mit zahlreichen integrierten Kontrollfunktionen.
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Digitales Aktenarchiv
Alle Akten automatisch erstellt, korrekt archiviert und immer griffbereit.
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DSGVO
Dank modernster Sicherheitssysteme sind Deine Daten stets gesichert.
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Teamplanung
Kapazitäten und Teams auch bei komplexen Abläufen kinderleicht organisieren.
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CRM
Kundendaten, Deals und Pipelines digital und von überall abrufbar.
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Cloud
Dank 3D-Zugriffsmanagement alle Daten am richtigen Ort.
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E-Mail
Automatisierte Workflows für Kundenmails – mit CRM und Auto-Ansprache.
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Dokumentenbefüllung
Lade jedes Dokument hoch – Flow Office füllt es automatisch mit Daten aus CRM, Projekten und Zeiten.
Flow Assistant
KI-Chatbot zur Unterstützung und Erledigung der täglichen Aufgaben in Deinem Unternehmen.
Das perfekte Tool für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren und effizienter zusammenarbeiten möchten.
